>TIPOS DE INSTRUMENTOS PARA COBRAR

AVISO DE FALTA DE PAGO

Como su nombre lo indica, sólo es un AVISO. Por ser el primer documento donde se le informa al cliente que se ha retrasado en su pago crediticio, es muy conveniente ser empático y amable a la hora de redactar el documento. No se puede dar un mensaje intimidatorio, por el contrario se debe ser moderado en su redacción. Es necesario que el cliente lo tomé como lo que es, UN AVISO. La idea central es seguir conservando al cliente. 

Por ejemplo:

¡Por favor! 

Estaremos muy agradecidos al recibir su giro puntualmente. 

Por favor envíenos su cheque. 

¿Contaremos con su cheque? ¡Por favor! 

Hace _______ días venció su cuenta. Por favor haga sus remesas puntualmente. 

Mucho agradeceremos su atención”. (Ettinger & Golieb, 2004, p. 302) 

Ejemplo de una carta de aviso de falta de pago:

Hay que mantener en el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica. Confirme por escrito lo que se habló en la llamada y recuerde al deudor el compromiso de pago que adquirió. Por ejemplo:

[Fecha]

[Nombre/dirección del deudor]

Ref.: Factura No. ____________

Monto adeudado ____________

Fecha de vencimiento ____________

Estimado Sr. ____________

La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversación del [Fecha]. Tal como acordamos, esperamos el pago total de su obligación. En consecuencia, le agradeceremos regularizar su situación mediante el envío del cheque correspondiente el día de hoy.

Atentamente,

Esta carta debe ser enviada inmediatamente después de la primera llamada telefónica de cobro/28 o más días después del vencimiento de la factura.

RECORDATORIO DE FALTA DE PAGO

El segundo documento que se le hará llegar al moroso ya tendrá el carácter de ser su

primer recordatorio. Es conveniente dejar claro que estos recordatorios podrían ser más de uno los enviados, eso dependerá de la disposición del cliente en informar los motivos de su atraso o en su caso, pase a liquidar los adeudos. Nuevamente estos recordatorios no deben ser intimidatorios, aunque tendrán un toque un poco más enérgico. No debe dejar de ser empático, esto con la idea de no agredir al cliente a través del documento. Se debe ser no tan amable, ahora le debe dar un toque de formalidad al contenido ya que todavía existe la posibilidad de que el atraso sólo sea temporal y el cliente esté en la mejor disposición de ponerse al corriente con los pagos. 

Ejemplo:

ES FÁCIL olvidar el pago de una cuenta. Quizá eso fue lo que sucedió respecto la última cuenta que el enviamos. Se olvidó.

Ahora tenemos la desagradable tarea de recordarle que su cuneta se ha vencido. Si aún no nos ha enviado su remesa, sírvase enviarnos su cheque por la cantidad de $___________ tan pronto como sea posible. (Seder, 2001, pp. 87) 

ESTAMOS ENCANTADOS DE SERVIR A USTED 

como cliente a crédito. Esperamos que haya encontrado que nuestro servicio es satisfactorio. Por parte, hemos encontrado que nuestras relaciones con usted han sido placenteras en el pasado y esperamos que también lo sean en el futuro. 

Pero por el momento no son así, debido a que está faltando a su parte en nuestro arreglo. Usted no ha sido justo con nosotros al esperar tanto para cubrirnos su adeudo. 

Su adeudo asciende a $_____________ Sírvase enviarnos su cheque 

¡Hoy! (Ettinger & Golieb, 2004, pp. 302) 

Es claro que el aviso y el recordatorio sólo son el primer paso para acercarse al cliente con la intención e invitarlo a ponerse al corriente en sus pagos. Pero qué pasa si esta medida no surte los efectos esperados y los resultados no llegan. Bueno, como es de esperarse, se pasa a la siguiente etapa con una actitud distinta, pero no se debe perder de vista que los motivos del atraso pueden ser de distinta índole, por ejemplo, si es un cliente antiguo en los registros de la empresa, y es la primera vez que se atrasa no se puede ser tan rigorista; en cambio, sí fuera un cliente de recién registro la actitud puede ser distinta. Recuerda que el historial de pagos, la antigüedad de saldos o el estado de cuentas de los clientes son un recurso muy útil para tomar esta decisión.

REQUERIMIENTO DE PAGO

El requerimiento de pago tiene un efecto distinto en el cliente. No es lo mismo invitarlo cordial y empáticamente a cumplir con su pagos, a requerirle por los motivos contenidos en el documento a que pase a pagar. Si en un inicio el aviso y el recordatorio ya eran molestos, el requerimiento pone incómodo al cliente y es ahí cuando comienza a tener cierta irritación y enojo con estas medidas. Podría generarle un estado de ansiedad saber que se encuentra bajo la mira del acreedor al hacerle ver que en sus registros ya es un cliente moroso.

Ejemplo:

De acuerdo con nuestros libros, su cuenta según se indica abajo, aparece sin pagar. Nuestras condiciones, explicadas cuidadosamente cuando se abre una cuenta y cuando los cargos son enviados, requieren el pago total de todas las compras anteriores al mes, precisamente el día quince de cada mes. ¿Podemos contar con su giro puntual? 

Si tiene alguna objeción al respecto a este saldo, ¿podrá notificárnoslo inmediatamente? 

THE EMPORIUM

 835 Market Street 

San Francisco California. 

Fecha 

Saldo vencido $ 

Nota: Si el pago se hizo en los últimos días, por favor no haga caso de este aviso. (Ettinger & Golieb, 2004, p. 303)  

El ejemplo anterior deja claro que el moroso está plenamente identificado gracias al control de las cuentas que lleva el personal responsable del área de cobranza. Pero esto no siempre es así, recuerda lo que se vio en sesiones pasadas, precisamente uno de los motivos de la insolvencia de la empresa por retrasos o vencimientos en los pagos de los deudores es la falta de un control estricto en las tarjetas de vencimiento, o en el historial de pago. Si el número de clientes se eleva y el control es deficiente, la certera vencida crecerá. 

 REQUERIMIENTO DE PAGO EXTRAJUDICIAL

La cobranza extrajudicial en la práctica significa que son acciones implementadas por los acreedores fuera del amparo de la ley. Es precisamente con este tipo de cobranza donde se puede caer en los abusos al utilizar recursos ilegales o ilegítimos para obligar al cliente a pagar su deuda, por ejemplo a través de la intimidación o amenaza. Éste era y es un recurso utilizado por las empresas, pero este abuso extrajudicial ha dejado de ser impune; hoy la Cámara de Diputados ha legislado sobre la materia al poner límites a empresarios abusivos y de esa manera proteger al consumidor. Por otro lado, existen empresarios con un enfoque distinto al considerar que la cobranza extrajudicial no es la mejor alternativa para la recuperación de los créditos, de ahí que opten por otro tipo de solución, por ejemplo, el arreglo amistoso. En este caso es bueno recordar aquel dicho popular, “de lo perdido lo encontrado”, o “más vale un mal arreglo que un buen pleito”, es decir, es mejor llegar a un acuerdo aunque sea desventajoso para la empresa a caer en gastos judiciales o de otra índole, y donde los resultados pueden ser inciertos.

ASIGNACIÓN DE CUENTAS PARA COBRANZA JURÍDICA

Cuando se deja como alternativa la cobranza extrajudicial y se opta por utilizar la vía legal para solucionar este tipo de conflicto de intereses, es importante poner atención a la siguiente recomendación. 

En caso de que una cuenta o documento sea turnado para su cobro a un abogado, debe tener presente lo siguiente:

1) Hay que escoger muy bien el abogado que tenga a su cargo la defensa de los asuntos del negocio. Debe ser de reconocida honradez, capacidad y especializado en la materia de que se trate, de acuerdo a los asuntos que vaya a defender. 

2) Vigilar la marcha de los juicios. Para este efecto, el gerente general debe estar al pendiente de las fechas para cumplir con todo lo que se debe hacer o presentar a los juzgados. Dejar todo en manos de un abogado es exponerse demasiado, ya que un plazo que se cumpla sin atender algún asunto oportunamente puede representar una catástrofe para la empresa y para el representante legal o dueño.

3) De todo escrito que se reciba en el negocio debe investigarse de qué se trata y qué oficina o dependencia lo envía y atenderlo de inmediato (Molina, 1996, pp. 66-67.) 

Referencias:

https://www.emprendepyme.net/primera-carta-de-cobro.html

Espinoza, R. (2011). Comunicación y negociación efectiva. México: Centro de Colaboración Civica. A.C. Disponible en: http://library.fes.de/pdf-files/bueros/mexiko/08627.pdf

Guzmán, H. (s/f). En México, cobranza judicial y tratamiento de datos personales. Experiencias y nueva guía del IGFAI. Disponible en: http://bgbg.mx/2843/en-mexico-cobranza-extrajudicial-y-tratamiento-de-datos-personales-experiencias-ynueva-guia-delifai/ 

Molina, V. (2005). El Gestor de Cobranza. Su perfil, funciones y proceso que debe seguir para cobrar en tiempos difíciles. México: ISEF. Seder, J. (2001). Crédito y Cobranza. 

México: CECSA. (s/a). (2008). Mejores prácticas en la estrategia de la cobranza. Accion In Sight, Num. 26. ACCION international Headquarters. Disponible en: http://www.smartcampaign.org/storage/documents/Tools_and_Resources/IS26SP.pdf (s/a). (s/f). Guía para orientar el debido tratamiento de datos personales en la actividad de cobranza extrajudicial. México: IFAI (Transparencia y privacidad). Disponible en: http://inicio.ifai.org.mx/nuevo/Gu%C3%ADa%20Cobranza%20Extrajudicial%20IFAI.pdf